Współczesny świat opiera się na coraz dalej idącej specjalizacji usług i produkcji. Dlatego też, coraz częściej firmy decydują się na delegowanie realizowanych przez siebie zadań innym podmiotom. W niniejszym artykule podpowiemy, co należy robić, aby outsourcing był korzystny dla Twojego przedsiębiorstwa.
Co to jest outsourcing
Outsourcing to metoda zarządzania polegająca na przekazaniu innym podmiotom realizacji zadań własnych firmy. Pozwala ona skoncentrować się na procesach obejmujących kluczowe cele firmy i przekazać mniej istotne zadania do realizacji podwykonawcom.
Dobrze przeprowadzony outsourcing to niewątpliwa korzyść dla przedsiębiorstwa. Pozwala przede wszystkim znacznie obniżyć koszty funkcjonowania oraz uzyskać czas, który można przeznaczyć na główną działalność firmy. Co więcej, zyskuje się możliwość pracy ze specjalistami, których nie bylibyśmy w stanie zatrudnić w ramach mowy o pracę. Środki przeznaczone do tej pory na wykonywanie zadań podocznych można skierować na poprawę jakości i konkurencyjności firmy w zakresie wykonywania zadań głównych – podstawowych.
Pora na przykład: jeśli prowadzisz działalność gospodarczą związaną z produkcją wysoko wyspecjalizowanych zespołów automatycznych, zatrudniasz 4 osoby, to z pewnością nie masz czasu, aby prowadzić samodzielnie księgowość. Możesz oczywiście zatrudnić pracownika, który zajmie się finansami przedsiębiorstwa, ale to wiąże się z wysokimi kosztami stałymi, konicznością opłacania szkoleń zawodowych itp. Znacznie taniej jest scedować te obowiązki na firmę zewnętrzną, która zatrudnia fachowców w dziedzinie.
Outsourcing jednak niesie za sobą także wiele zagrożeń, wśród których warto wymienić pozbycie się istotnych dla działań firmy funkcji, wynajęcie firm, które nie gwarantują wysokiej jakości usług czy uzależnienie się od firm zewnętrznych. Poniżej przedstawiamy 5 warunków, które determinują udane delegowanie zadań.
1. Przed zleceniem sprawdź firmę
Decydując się na delegowanie zadań poza obszar działania przedsiębiorstwa warto przed podpisaniem umowy outsourcingowej sprawdzić przyszłych kontrahentów. W tym celu znajdź opinie innych klientów korzystających z usług wybranej firmy. To one powiedzą rzetelność wykonywanej pracy przez przyszłego podwykonawcę. Warto także zweryfikować referencje i kwalifikacje pracowników zatrudnionych w tej firmie. Możesz również sprawdzić jakość wykonywanej przez nich pracy – wystarczy zrobić przegląd projektów zrealizowanych przez przyszłego kontrahenta.
2. Określ, czego potrzebujesz
Zadania poboczne, nienależące do głównego nurtu działalności firmy, z powodzeniem można oddać do realizacji innym podmiotom, których specjalizacja pozwoli na wysoką jakość wykonywanych zadań. Określ, jakie zadania chcesz zlecić (np. księgowość, marketing, obsługę zwrotów itp.). Warto na tym etapie odpowiedzieć sobie na pytanie, jakich działań oczkujesz od drugiej strony umowy.
3. Zdefiniuj zasady i zakres współpracy
Wypracowane procedury zachowań zapewniają Twojej firmie realizacje zadań na wysokim poziomie. Kontrahent natomiast może wykonywać zadania w zupełnie inny sposób. Dlatego, decydując się na outsourcing, już na początku współpracy w ramach umowy outsourcingu, należy stworzyć bardzo jasno określony krąg zadań zleconych, zdefiniować zasady współpracy oraz określić zakres odpowiedzialności. To pomoże uniknąć niepotrzebnych błędów i nieporozumień w przyszłości.
4. Postaw na sprawną komunikację
Z pracownikiem zawsze rozmawia się łatwiej – z podwykonawcą niekoniecznie. Co więcej, pracując w jednej firmie pracodawca i pracownik posługują się tym samym kodem znaczeniowym obejmującym założenia firmy, jej dążenia oraz procedury. Osoby zatrudnione w ramach outsourcingu często wykonują powierzone zadania zdalnie, nie znają firmy “od podszewki”. Zatem warto rozmawiać o wszystkich elementach tworzących przedsiębiorstwo. Tylko w ten sposób buduje się dobrą komunikację, wzajemne zaufanie i wspólne relacje.
5. Miej w zanadrzu plan B
Warto pamiętać, że nawet najlepiej zapowiadający się związek może nie przetrwać próby czasu. Zatem na tę okoliczność trzeba być przygotowanym i mieć scenariusz awaryjny, który pozwoli w czasie kryzysu kontynuować wykonywanie zadań.
Gdzie szukać ofert związanych z outsourcingiem
Internet to doskonała płaszczyzna zasadniczo ułatwiająca zarówno wykonywanie działań zleconych, jak i poszukiwanie kontrahentów. Na stronach internetowych, na przykład w naszym Portalu e-B2B.org, znaleźć można bogatą ofertę firm poszukujących podwykonawców, jak i firm specjalizujących się w usługach dla przedsiębiorstw.
Przeglądanie ogłoszeń jest bezpłatne, ale zajmuje mnóstwo czasu. Najlepszym rozwiązaniem pozwalającym zaoszczędzić wiele godzin jest bezpłatna REJESTRACJA. Dzięki niej wszyscy zarejestrowani użytkownicy otrzymują wykaz najnowszych publikacji oraz ogłoszeń pojawiających się na portalu.
Posiadanie statusu użytkownika zarejestrowanego upoważnia także do bezpłatnego dodawania ogłoszeń – także w dziale WSPÓŁPRACA BIZNESOWA – OUTSOURCING.
